Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk?

Drivaro is verantwoordelijk voor gegevens waarmee wij uw account, klantrelatie, facturatie en de beveiliging van de dienst beheren. Voor personeels-, voertuig- en bezorgdossiers bepaalt uw bedrijf waarom de gegevens worden gebruikt. Drivaro verwerkt die gegevens in opdracht van dat bedrijf.

Gegevens komen van uzelf, uw werkgever, bevoegde collega’s en vervoerders, bijvoorbeeld via een gekoppelde klachtenmailbox. Heeft u een vraag over uw personeelsdossier? U kunt terecht bij uw werkgever of bij ons; wij helpen het verzoek bij de juiste partij te behandelen.

Welke gegevens gebruiken we?

Voor herinneringen gebruiken we datums, niet de inhoud van documenten. Drivaxo vraagt geen kopieën of nummers van identiteitsdocumenten of rijbewijzen, geen rijksregisternummers en geen kopieën of inhoud van arbeidsovereenkomsten. Een datum gekoppeld aan een medewerker blijft een persoonsgegeven.

• Account en contact: naam, e-mailadres, taal, rol en beveiligde inloggegevens.
• Werk en voertuigen: contactgegevens van medewerkers, waaronder een adres indien ingevuld, begin- en einddatums van het dienstverband, vervoerderscodes, verlof en afwezigheid, voertuiggegevens en toewijzingen, kilometerstanden, pakket- en stopaantallen, tankbeurten en onderhoud.
• Bedrijfsregistratie en facturatie: bedrijfsnaam, adres, ondernemings- en btw-nummer voor verificatie en administratie, mede op basis van openbare registers.
• Herinneringen: het soort termijn, de eind- of vervaldatum en de betrokken medewerker of het voertuig, bijvoorbeeld voor een contracteinde, keuring, verzekering of onderhoud.
• Klachten: dossier- en pakketnummers, bezorgadressen, berichten, antwoorden, bijlagen en verzendstatussen.
• Beveiliging: sessies, apparaatsleutels en meldingscodes, technische verbindingsgegevens zoals het IP-adres, en vastgelegde handelingen in het systeem.

Waarom hebben we die nodig?

Om accounts te beheren, het dagelijkse werk te ondersteunen, klachten af te handelen en serviceberichten te versturen. Verplichte velden zijn nodig voor de betreffende functie; zonder die gegevens kan die functie niet worden gebruikt.

Voor onze eigen verwerking gebruiken we de uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichtingen rond administratie en onze gerechtvaardigde belangen bij klantcontact, beveiliging en het voorkomen van misbruik. Waar toestemming de grondslag is, kunt u die intrekken. Uw bedrijf bepaalt de grondslag voor de personeels- en bezorggegevens die het invoert.

Vaste regels kunnen klachten koppelen, prioriteren en geschikte antwoorden versturen. Uitzonderingen vragen menselijke beoordeling. Drivaxo beslist niet zelfstandig over ontslag, loon of disciplinaire maatregelen.

Camera, biometrie en meldingen

• De tanklezer gebruikt de camera alleen wanneer u hem opent. Herkenning gebeurt op het toestel. Deze functie bewaart of verstuurt geen foto; alleen de door u bevestigde liters en het bedrag worden opgeslagen. Dit staat los van noodzakelijke bijlagen in klachtendossiers; die worden bij het dossier bewaard.
• Face ID of Touch ID is optioneel en wordt door uw toestel afgehandeld. Drivaxo ontvangt geen gezichtsscan of vingerafdruk.
• Pushmeldingen gebruiken technische apparaat- of installatiecodes via Firebase en, op iOS, Apple. Meldingen op het vergrendelscherm zijn algemeen; dossierdetails opent u na het inloggen. U kunt meldingen uitschakelen in de instellingen van uw toestel.

Locatie en kaarten

Drivaxo volgt uw ritten niet continu via de locatie van uw telefoon. Als de laadpuntenfunctie beschikbaar is en u een zoekopdracht in de buurt start, vraagt het toestel toestemming voor uw locatie. Die wordt naar Drivaxo gestuurd om laadpunten te zoeken, niet om een routegeschiedenis op te bouwen.

De kaart wordt geladen via OpenFreeMap. Daarbij ontvangt de kaartdienst technische verzoekgegevens, zoals uw IP-adres en het opgevraagde kaartgebied. Als u navigatie in Google Maps opent, gelden ook de privacyregels van die dienst.

Na bevestiging kunt u een Google-laadpuntkaart openen: Maps Embed op de website of Maps SDK in een geschikte appversie. Google ontvangt openbare laadpuntcoördinaten en technische verzoekgegevens. Deze kaartfunctie verstuurt geen locatie van medewerkers, voertuigbewegingen of bezorgadressen naar Google.

Wie kan uw gegevens zien?

Gebruikers krijgen toegang volgens hun bedrijf en rol. Andere aangesloten bedrijven hebben geen toegang tot uw bedrijfsomgeving. Bevoegde ondersteuning kan toegang nodig hebben om een probleem te onderzoeken.

We gebruiken Google Cloud voor hosting en back-ups, Cloudflare voor de verbinding en beveiliging, Resend voor service-e-mail en Firebase/Apple voor pushmeldingen. Bij een gekoppelde mailbox verwerken Google of Microsoft de benodigde e-mailgegevens. Antwoorden op klachten gaan naar de betrokken vervoerder; gekozen externe diensten ontvangen de gegevens die voor die handeling nodig zijn.

Als beschikbaar kan een bevoegde eigenaar of manager via de website een geselecteerd medewerkersoverzicht naar Google Sheets of een Excel-bestand in Drive exporteren, of kenteken en vervaldatums naar een nieuw Google Calendar. De bevestiging noemt het bedrijf en de velden: namen en aantallen per medewerker; kenteken en onderhouds-, keurings- en verzekeringsdatums. Documenten en wachtwoorden gaan niet mee.

U kiest en machtigt het Google-account apart. Elke export maakt een nieuw bestand of een nieuwe agenda, zonder deling door Drivaxo of lezing van bestaande bestanden, agenda’s of Gmail via deze koppeling. De tijdelijke toegangscode blijft in browsergeheugen; de server bewaart geen toegangscode of refresh token. Google bewaart de export tot u die daar verwijdert. Toegang intrekken verwijdert eerdere exports niet; uw bedrijf blijft verantwoordelijk voor die kopieën en latere deling.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties. Verstrekking aan bevoegde autoriteiten kan nodig zijn als de wet dat vereist.

Verwerking buiten Europa

Onze primaire database en cloudback-ups staan in de Belgische Google Cloud-regio. Andere leveranciers werken wereldwijd, waardoor gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verwerkt. De leverancierspagina beschrijft de diensten. Vraag via [email protected] naar de betrokken landen en toepasselijke waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen, en naar een kopie daarvan.

Hoe lang blijven gegevens bewaard?

De bewaartermijn hangt af van het doel: accountgegevens zolang het account nodig is; bedrijfsdossiers zolang ze nodig zijn voor de opdracht van uw bedrijf, openstaande zaken of toepasselijke wettelijke verplichtingen. Voor administratie en geschillen kan een langere bewaartermijn gelden. We hanteren dus niet één termijn voor alle gegevens.

Automatische verwijdering van klachten is nog niet actief. De beoogde termijn van 30 dagen begint na bevestigde afsluiting van een klacht uit e-mail, mits er geen opvolging, geschil of andere bewaarplicht is. De oorspronkelijke mailbox wordt niet gewist. Handmatige dossiers en rechtstreekse gegevens van toekomstige vervoerderskoppelingen vallen niet onder die regel en krijgen een afzonderlijke bewaarbeoordeling.

Uitloggen of de app verwijderen wist geen bedrijfsdossiers. Verwijderverzoeken worden met de verantwoordelijke partij behandeld. Lokale databaseback-ups worden na ongeveer twee weken opgeruimd; cloudback-ups volgen een verwijderregel na 90 dagen en blijven daarna nog zeven dagen herstelbaar. Ze zijn niet voor dagelijks gebruik; bij herstel moeten eerdere verwijderingen opnieuw worden toegepast.

Beveiliging en cookies

We beperken toegang met gebruikersrechten en gescheiden bedrijfsomgevingen. We gebruiken versleutelde verbindingen, gehashte wachtwoorden en registraties van belangrijke handelingen. Geen enkele dienst kan absolute veiligheid garanderen.

Cookies en lokale opslag ondersteunen inloggen, beveiliging en voorkeuren zoals taal en weergave. We gebruiken geen advertentiecookies of ingebouwde marketinganalytics. Externe diensten, zoals een kaart die u opent, verwerken hun eigen technische verzoekgegevens.

De webaccountcookie blijft maximaal acht uur geldig; de website onthoudt uw gekozen taal gedurende de browsersessie. Lokale appvoorkeuren blijven staan tot u ze wijzigt of wist. Cookies blokkeren kan het inloggen verhinderen. De pagina Cookies & lokale opslag geeft de details.

Uw gegevens, uw rechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van uw gegevens. Ook kunt u, waar van toepassing, bezwaar maken, gegevensoverdracht vragen of toestemming intrekken. Deze rechten zijn niet onbeperkt: een wettelijke bewaarplicht of de rechten van anderen kunnen bijvoorbeeld meespelen.

Mail naar [email protected] en vermeld uw vraag en het betrokken bedrijf. Stuur geen wachtwoord of identiteitskopie mee. Als verificatie nodig is, spreken we een passende manier af. Voor gegevens waarvoor Drivaro verantwoordelijk is, antwoorden we in beginsel binnen één maand en lichten we een toegestane verlenging binnen die maand toe. Gaat het om werkdossiers waarvoor uw bedrijf verantwoordelijk is, dan sturen we uw verzoek snel door en helpen we dat bedrijf bij de afhandeling. U kunt ons ook rechtstreeks benaderen.

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de toezichthouder in het land waar u woont of werkt. Deze verklaring kan veranderen wanneer de dienst verandert; de datum bovenaan geeft de laatste versie aan.